Töihin meille?

Kielenkääntäjät kuuluvat kolmeen ryhmään: asiatekstien kääntäjiin, av-kääntäjiin ja kirjallisuuden (kauno- ja tietokirjallisuuden) kääntäjiin. Maallikot usein luulevat, että kääntäjä voi halutessaan siirtyä ryhmästä toiseen, mutta se onnistuu vain hyvin harvoilta. Yhtä vähän maallikot ymmärtävät sitä, että tulkista on harvoin kääntäjäksi ja kääntäjästä vielä harvemmin tulkiksi. Jatkossa käsittelen yksinomaan asiatekstien kääntämistä.

Kielenkääntäjiä palkataan käännöstoimistoihin, isoihin yrityksiin, valtion virastoihin, kuntiin ja muihin julkisiin laitoksiin. Jos kääntäjä ei ole työsuhteessa, häntä kutsutaan freelance-kääntäjäksi, freelanceriksi tai tuttavallisemmin ”friikuksi”. Perinteisesti Suomessa on ollut paljon kotonaan yksin työskenteleviä freelance-kääntäjiä. Toimeksiantoja he saavat lähinnä käännöstoimistoilta ja toisinaan myös suoraan yrityksiltä tai yksityishenkilöiltä (jälkimmäisiltä lähinnä todistuskäännöksiä). Koska freelance-kääntäjien työskentely verokortilla on Suomessa hankalaa eri verotoimistojen vaihtelevien verotuskäytäntöjen vuoksi ja siksi, että useimmat yritykset haluavat tehokkuuden nimissä tilata tarvitsemansa palvelut mieluimmin laskulla, lähes kaikki freelance-kääntäjät työskentelevät nykyään toiminimellä (ns. yksityisinä elinkeinonharjoittajina).

Freelance-kääntäjät ja käännöstoimistot muodostavat monimuotoisen verkoston. Freelance-kääntäjät tekevät töitä erikokoisille käännöstoimistoille, pienet käännöstoimistot tekevät töitä toisille käännöstoimistoille ja suorille asiakkaille, ja isot käännöstoimistot tekevät töitä vielä isommille kansainvälisille käännöstoimistoille suorien asiakkaiden lisäksi. Onpa Suomessa yksi kääntäjäosuuskuntakin.

Yhä harvemmin näkee nykyään ”yleiskääntäjiä”, jotka eivät ole erikoistuneet jollekin tietylle alalle. Kääntäminenhän ei ole mahdollista, ellei ymmärrä lähtötekstiä ja tiedä oikeita kohdekielen termejä. Yleisiä erikoistumisaloja ovat esimerkiksi laki, talous, tekniikka, IT ja EU. Joillakin kääntäjillä on muilta elämänaloilta (harrastuksista, sivuopinnoista, aiemmasta työelämästä) kertynyttä erityiskokemusta, mutta suurin osa kääntäjistä erikoistuu tekemällä tietyltä alalta saamiaan käännöstoimeksiantoja.

Aloittelevan kääntäjän voi olla vaikea päästä alalle. Niinpä hän joutuu usein aloittamaan kansainvälisten halpakäännöstoimistojen leivissä. Koska tällaiset toimistot myyvät hinnalla, eivät laadulla, ne eivät myöskään maksa kääntäjälle paljon. Jos siis sinulta puuttuu käännöskokemusta, aloita ihmeessä vaikka tällaisessa yrityksessä, mutta älä jää koukkuun useiksi vuosiksi, sillä halpakääntäminen on pitkällä tähtäimellä tuhoisaa niin taloutesi kuin ammattitaitosi kannalta.

Kielenkääntäminen ei edellytä erityistä koulutusta. Kuka tahansa voi ryhtyä kääntäjäksi, jos osaa riittävän hyvin lähde- ja kohdekieltä. Tällöin on kuitenkin tehtävä ero päätoimisen ja sivutoimisen kääntämisen välillä. Päätoimisilla kääntäjillä on useimmiten ainakin jonkinasteinen kielialan koulutus. Sivutoimisia kääntäjiä löytyy ammateista, joissa tarvitsee kääntää lyhyehköjä tekstejä (sihteerit, tiedottajat, copywriterit). Usein tällaiset käännökset ovat myös kertakäyttöisiä tai välituotteita, joita jalostetaan muihin tarkoituksiin. Toisinaan sivutoimiset kääntäjät kokemusta saatuaan siirtyvät päätoimisiksi kääntäjiksi ja voivat menestyä hyvinkin, jos vain jaksavat opetella suomen kielen perussäännöt.

Aiemmin kääntämistä opetettiin kieli-instituuteissa ja yliopistoissa. Nykyään kaikki nimenomaisesti kääntämiseen liittyvä opetus on keskitetty yliopistoihin. Kääntämiseen liittyvät opinnot sisältävät vieraan kielen, suomen kielen ja kieliteknologian opintoja.

Toisinaan kysellään myös virallisen eli auktorisoidun kielenkääntäjän koulutuksesta. Auktorisoidulla kielenkääntäjällä ei tarvitse olla mitään kielialan koulutusta. Riittää, että hän suorittaa auktorisoidun kääntäjän tutkinnon hyväksytysti. Virallisia eli auktorisoituja käännöksiä tarvitaan ainoastaan virallisissa yhteyksissä. Auktorisoitu kääntäjä vahvistaa nimikirjoituksellaan ja hankkimallaan leimalla, että hänen tekemänsä käännös vastaa mahdollisimman tarkasti alkuperäistä tekstiä. Lue lisää auktorisoiduista kääntäjistä.

On erityisen suositeltavaa, että kääntäjäksi haluava henkilö suorittaa kielialan opintojen lisäksi myös sivuopintoja esimerkiksi kaupan alalta, tietotekniikassa tai oikeustieteessä. Oma ryhmänsä ovat sitten ne, jotka ovat opiskelleet päätoimisesti jotain erikoisalaa ja siirtyneet sitten kääntäjiksi. Hyvistä työmahdollisuuksista huolimatta heidän määränsä on vähäinen siitä yksinkertaisesta syystä, että kääntäjän tulotaso jää usein paljon alhaisemmaksi kuin muissa akateemisissa ammateissa.

Valtaosa kieliä ja kääntämistä opiskelleista henkilöistä päätyy muihin ammatteihin kuin kääntäjiksi. Vaatimattoman tulotason lisäksi syitä löytyy kääntäjän ammatin erityispiirteistä. Kääntäjältä vaaditaan esimerkiksi seuraavia ominaisuuksia: uteliaisuus, kekseliäisyys, kurinalaisuus, kärsivällisyys, täsmällisyys ja tarkkuus. Kääntäjän on myös oltava loputtoman kiinnostunut erilaisista asioista ja erilaisista kulttuureista, ja hänen on pystyttävä näkemään sanojen takana oleva todellinen merkitys ja välitettävä se tavalla, jonka kohdeyleisö ymmärtää.

Freelance-kääntäjän tärkein työllistäjä on toiset käännöstoimistot – joko suomalaiset tai kansainväliset. Käännöstoimistot eivät enää yleensä palkkaa freelance-kääntäjiä työsuhteeseen, vaan kääntäjältä edellytetään yrityksen perustamista. Toiminimen hankkiminen on edullisin tapa ryhtyä käännösyrittäjäksi. Poikkeukselliset yritysmuodot, kuten avoin yhtiö ja kommandiittiyhtiö, ovat nykyään todella harvinaisia. Kun toiminta on lähtenyt käyntiin, toiminimen voi halutessaan vaihtaa osakeyhtiöksi. Sen ylläpitäminen on kirjanpidon suhteen hieman kalliimpaa, mutta etuja syntyy esimerkiksi pääomatulojen edullisemmasta verokohtelusta.

Helpoin tapa markkinoida itseään on lähettää hakemus (kts. kohta 4.) suurimmille käännöstoimistoille toiminimen hankinnan jälkeen (sinulla on siis Y-tunnus ja ALV-tunnus). Suurimmat suomalaiset käännöstoimistot löytyvät parhaiten googlettamalla hakusanalla ”käännöstoimisto”.

Toinen vaihtoehto on lähestyä kansainvälisiä käännöstoimistoja eli ns. multi-language vendor (MLV) -yrityksiä. Joillakin MLV-yrityksillä on myös Suomessa haarakonttori (tällaisia ovat esimerkiksi Lionbridge, SDL ja Star). MLV:t palvelevat lähinnä isoja globaaleja asiakkaita, jotka käännättävät materiaalia (verkkosivuja, käyttöohjeita, tietokoneohjelmia) kerralla useille tai jopa useille kymmenille kielille. Aiemmin MLV:t tekivät yhteistyötä vakiintuneiden suomalaisten käännöstoimistojen kanssa. Viime vuosina tilanne on kuitenkin radikaalisti muuttunut kiristyneen hintakilpailun vuoksi. Useimmat MLV:t tekevätkin nykyään yhteistyötä yhä pienempien ja halvempien yksiköiden eli myös freelancereiden kanssa.

MLV-yritysten kääntäjärekisteriin pääseminen on melko hankalaa. Ne eivät yleensä käsittele sähköpostitse lähetettyjä hakemuksia vaan edellyttävät käyntiä rekrytointisivustossaan, jossa voi olla täytettävänä jopa toistakymmentä sivua sisältävä lomake. Varaa siis yksittäisen MLV-yrityksen lähestymiseen aikaa useita tunteja, sillä jos lomake on täytetty puutteellisesti, sitä ei edes käsitellä. Sinulta saatetaan kysyä yksityiskohtaisia tietoja käyttämästäsi tietokoneesta, tulostimesta, Internet-yhteydestä tai jopa faksista ja kopiokoneesta. Sinun on myös annettava tietoja käyttämistäsi ohjelmista ja niiden käyttötaidoistasi. Ja tietenkin sinun on annettava tietoja erikoisaloista, jotka hallitset. Varaudu myös siihen, että kun olet kuluttanut kaksi tuntia lomakkeen täyttämiseen ja pääset viimeiselle sivulle (kukin sivu on tietysti täytettävä, ennen kuin näet seuraavan sivun), niin siellä pyydetään sinua antamaan kolmen suosittelijan nimet, puhelinnumerot ja sähköpostiosoitteet. Jos et ole tähän varautunut etukäteen, voi olla, että kaikki tekemäsi työ on mennyt hukkaan, sillä aina syötettyjä tietoja ei voi tallentaa. Muista myös, että suosittelijoina ei useinkaan voi käyttää toisia MLV-yrityksiä, sillä nämä yleensä kieltäytyvät suositusten antamisesta.

MLV-yritykset löydät helpoimmin erilaisista kansainvälisisistä yhteistyöjärjestöistä, jollainen on esimerkiksi GALA. Vaikka nämä ovat lokalisointijärjestöjä, niiden jäsenet kääntävät useimmiten myös muiden alojen tekstejä.

Edellä on käsitelty yksinomaan käännöstoimistoja freelance-kääntäjän työllistäjänä. Kääntäjä voi tietysti tarjota palvelujaan myös suorille asiakkaille perustamalla nettisivut ja markkinoimalla vaikka Googlen AdWords-mainospalkissa. Google-mainostus on kuitenkin melko kallista. Parhaimmat hakusanat maksavat monta euroa napsautukselta, joten freelance-kääntäjän mainosbudjetti voi kulua jo muutaman innokkaan nettisurffaajan pyörityksessä.

Tarjolla on myös rajoitettu määrä kielenkääntäjän paikkoja yksityisellä ja julkisella sektorilla, mutta niihin edellytetään aina kokemusta. Kääntäjän paikat ovat myös erittäin haluttuja, joten kilpailu on kovaa.

Muista kertoa seuraavista asioista hakemuksessasi:

Olet nopea kääntäjä. 

Ensimmäinen edellytys on, että hallitset kymmensormijärjestelmän  sokkona. Jos olet vasta tulossa alalle, opettele se heti (verkosta löytyy ilmaisia opetusohjelmia). Siihen kuluu vain viikko elämästäsi ja säästät käyttämäsi tunnit moninkertaisesti tulevien vuosien aikana. Älä kuvittele, että mikään itse kehittelemäsi kirjoittamistapa olisi parempi, olitpa siinä miten nopea tahansa. Jos et pysty kirjoittamaan sokkona, vain näyttöä kirjoittamisen aikana katsellen, näppäilyvirheiden määrä tulee olemaan suuri ja opit luultavasti epäergonomisen työskentelyasennon, jonka kielteiset vaikutukset huomaat vasta kymmenien vuosien kuluttua. Jos et ole nopea, käännöstoimisto ei ole sinusta kiinnostunut, sillä aikaa käännöstöihin on aina vain vähemmän.

Et KOSKAAN toimita käännöstä myöhässä. 

Tämä voi tuntua äärimmäiseltä vaatimukselta, mutta se on alan realiteetti. Käännöstoimiston yleensä käyttämien kääntäjien luetteloon pääseminen on vaikeaa, ja siitä voi joutua pois toimittamalla kerran käännöksen myöhässä. Jos siis huomaat, että käännös on odottamattoman vaikea ja tarvitsee paljon taustaselvitystä, tai et muista syistä pysty tekemään käännöstä riittävän nopeasti, ota heti yhteys toimeksiantajaan. Hän tietää, kannattaako työ siirtää toiselle kääntäjälle, jakaa se toisen kääntäjän kanssa vai neuvotella asiakkaan kanssa määräajan pidennyksestä. Kaikki nämä vaihtoehdot ovat kannaltasi parempia kuin se, että toimitat käännöksen myöhässä ja saat leiman epäluotettavana toimittajana. Deadlinen pitäminen on käännösalalla jopa laatuakin tärkeämpää!

Hallitset jonkin erikoisalan. 

Jos olet ns. yleiskääntäjä ja käännösyhdistelmäsi on englanti-suomi tai ruotsi-suomi, et tule luultavasti koskaan saamaan yhtään toimeksiantoa käännöstoimistolta. Sinun pitää erottautua muista. Sinulla pitää olla jokin erikoisala. Esimerkiksi IT, biotieteet, laki, paperinvalmistus, autot, sähkötyökalut, EU tai elektroniikka. Joko olet opiskellut kyseistä erikoisalaa tai olet sen intohimoinen harrastaja TAI olet kääntänyt kyseisen alan tekstejä. Jälkimmäisessä tapauksessa kannattaa varautua antamaan suosittelijan nimi tai malliksi aiemmin tekemäsi käännös.

Hallitset jonkin kieliyhdistelmän ERITTÄIN HYVIN. 

Jos hakemuksessasi lukee, että hallitset englantia, espanjaa, portugalia, ranskaa, venäjää ja esperantoa, et anna itsestäsi kovin hyvää kuvaa. Useiden kielten taitajat ovat epäilyttäviä. Kaikki kääntäjät tietävät, että yhdenkin kieliparin ylläpitäminen aktiivisena vaatii työtä. Jos yrittää ylläpitää useita, on luultavasti kaikissa keskinkertainen. Jos olet kielinero, sano vaikka mieluummin, että ehdottomasti paras kieliyhdistelmäsi on suomi-ranska-suomi, mutta että tarvittaessa voit kääntää myös muista kielistä. Älä mainitse kieliä, joita et pysty kääntämään. Käännöstoimistolla ei ole mitään hyötyä tiedosta, että ymmärrät serbokroatiaa auttavasti. Muista: säästä kaikkien osapuolien aikaa pitämällä hakemuksesi lyhyenä ja ytimekkäänä. Jos pääset haastatteluun, voit siinä vaiheessa kertoa itsestäsi vaikka mitä.

Tarjoudu tekemään koekäännös tai lähetä itse tekemäsi mallikäännös. 

Käännöstoimiston edellyttämä koekäännös on yleensä liuskan mittainen ja täynnä hankalia kohtia. Kyseessä ei koskaan ole (mahdollisista epäilyksistäsi huolimatta) todellinen asiakkaalle toimitettava käännöstyö. Aikaa koekäännökseen ei yleensä anneta kuin päivä tai kaksi, sillä tarkoitus ei ole, että tarkistuttaisit sen ulkopuolisilla. Ulkopuolisten käyttämisestä ei ole muutenkaan apua, sillä toisinaan käännöstoimisto edellyttää toista testivaihetta, joka suoritetaan talon omissa tiloissa. Tällöin havaitut ristiriitaisuudet kahden koekäännöksen välillä eivät todellakaan paranna tilannettasi.

Kerro vain olennaiset tiedot. 

Kerro vain kääntämiseen, kirjoittamiseen ja vieraiden kielien käyttöön liittyvästä työkokemuksestasi. Jos sinulla ei ole alaan liittyvää työkokemusta, voit kertoa syyn (kuten että olet äskettäin valmistunut). Kerro tällöinkin lyhyesti, yksityiskohtiin menemättä, että olet ollut työelämässä mukana. Kaikki työnantajat arvostavat kokemusta työelämästä (esimerkiksi: ruokatunti ei sisälly työaikaan, työmatkat eivät sisälly työaikaan, lounassetelit eivät ole työntekijälle ilmaisia, kesä- ja talvilomat kertyvät vain tehdyistä työkuukausista, työnantaja ei maksa työpaikalla olosta vaan tehdystä työstä jne.).

Kerro, että osaat käyttää käännösmuistiohjelmia.

Jos kääntäjällä on poikkeuksellisia avuja, häntä saatetaan harkita, vaikka hän ei vielä osaisikaan käyttää käännösmuistiohjelmia. Tällöinkin käännöstoimisto miettii kahdesti, sillä perusohjelmien opettaminen uusille kääntäjille on kallista ja aikaa viepää. Aiemmin tärkein käännösmuistiohjelma oli Trados, mutta sen Studio-version myötä tilanne on muuttunut. MemoQ, DéjàVu ja Wordfast ovat nousseet haastajiksi. Jos osaat käyttää yhtä niistä, opit muutkin ohjelmat kohtalaisen helposti.

Älä kerro harrastuksistasi, ellei niistä ole hyötyä kääntäjän urallasi. 

Jos ulkoilutat koiriasi, käyt mielelläsi elokuvissa tai rentoudut dekkarin parissa, älä kerro siitä hakemuksessasi. Pahimmillaan sinua pidetään naiivina, parhaimmillaan tekniikasta vieraantuneena humanistina. Jos sen sijaan olet innokas digikuvaaja, autosi tai moottoripyöräsi kunnostaja tai antaumuksellinen kotielektroniikan harrastaja, kerro siitä ihmeessä. Kameroiden, autojen ja elektronisten laitteiden käyttöohjeiden kääntäjien on syytäkin olla näistä asioista kiinnostunut.

Älä tee YHTÄÄN kirjoitusvirhettä. 

Vastaanottaja ei usko, että pystyt tekemään laadukkaita käännöksiä, jos hakemuksestasi löytyy kirjoitusvirheitä. Tee siis hakemuksellesi ohjelmallinen oikeinkirjoituksen tarkistus ja pyydä muita, kielellisesti lahjakkaita henkilöitä tarkistamaan hakemuksesi kieliasu.

Varmista, että teksti on muotoiltu oikein. 

Käytä vain pieniä kirjaimia ja vain mustaa väriä. Voit lisätä oman valokuvasi, jos haluat, mutta se ei ole tarpeellinen. Ei kääntäjää ulkonäön vuoksi palkata. Käytä koko asiakirjassa samoja sarkaimia ja sisennyksiä. Jos toimitat hakemuksesi sähköisesti (lähes sataprosenttisesti käytetyin tapa), älä lopeta riviä Enter-painikkeella, ellei koko kappale lopu siihen. Kappaleen sisentäminen lisäämällä rivien alkuun sarkain ja rivien loppuun rivinvaihto on varmin tapa siirtää hakemuksesi Ö-mappiin.

Entä sitten hakemuksen ulkoasu? Suosittelen valmiin mallipohjan käyttämistä – pääset paljon helpommalla.

Kääntäjän perustyöväline on Windows-käyttöjärjestelmällä varustettu PC-tietokone. Mac-tietokonetta ei voi suositella, sillä siihen ei ole saatavilla kaikkia niitä ohjelmia, joita tehokas kääntäminen edellyttää. Jos käytössäsi on jo Mac, voit tietysti hankkia Parallels-ohjelman, joka mahdollistaa kahden käyttöjärjestelmän ajamisen samassa tietokoneessa. Tällöinkin voi tosin ilmetä ongelmia oheislaitteiden (kuten tulostimen ja skannerin) sekä Internetin ja lähiverkon toiminnassa kummassakin ympäristössä. Helpoin ratkaisu onkin hankkia suoraan puhdas Windows-tietokone.

Tietokoneen lisäksi tarvitset tulostimen tai monitoimilaitteen. Aloittelevalle kääntäjälle on luultavasti eniten hyötyä monitoimilaitteesta, sillä siinä yhdistyvät kaikki laitteet, joita kääntäjä tietokoneen lisäksi tarvitsee: tulostin, skanneri ja kopiokone. Faksikin monitoimilaitteesta yleensä löytyy, mutta sitä käännösalalla ei ole tarvittu enää vuosiin. Ole kuitenkin varovainen monitoimilaitetta hankkiessasi. Markkinoilla on paljon laitteita, joiden hankintahinta on alhainen, mutta käyttökustannukset korkeat. Jos sinulla ei ole erillistä lasertulostinta, hanki lasermonitoimilaite, jotta tulostuskustannukset pysyvät kohtuullisina. Väritulostimet ovat yleistymässä, mutta kääntäjän työhön et sellaista tarvitse.

Tietokoneeseen on hyvä liittää laadukas näyttö. Jos näyttö ei ole riittävän selkeä, väsyt nopeasti. Näytön on myös oltava riittävän iso (24-tuumainen), jotta siihen mahtuu useita ikkunoita auki samanaikaisesti. Vaihtoehtoisesti voit kytkeä tietokoneeseen useita näyttöjä. Usean näytön kytkemiseksi ei onneksi tarvitse enää asentaa näyttökorttia, sillä saman asian voi toteuttaa edullisilla USB-liitäntään kytkettävillä näyttösovittimilla (sopivat kaikkiin tietokoneisiin toisin kuin kortit).

Itsestään selvää on, että tarvitset myös nopean Internet-liittymän ja puhelimen. Kääntäjän työ on tänä päivänä todella hektistä, joten pidä puhelin aina ulottuvillasi ja sähköposti aina avattuna. Jos sinua ei tavoiteta heti tarpeen koittaessa, et luultavasti saa kyseistä työtä.

Toimitusvarmuuden takaamiseksi varmuuskopiointiratkaisulla on tärkeä merkitys. Sinun pitää voida kaikissa tilanteissa pienen viivytyksen jälkeen jatkaa toimintaasi. Voit esimerkiksi kopioida kaikki tiedostot päivittäin muistitikulle ja laittaa se sitten taskuusi/laukkuusi. Tärkeintä on, että varmuuskopio on aina eri paikassa kuin tietokoneesi esimerkiksi tulipalon varalta. Ongelmana on tietysti tiedostojen määrän kasvaminen. Ennemmin tai myöhemmin kaikkien tiedostojen kopiointi muistitikulle vie liikaa aikaa. Silloin tarvitset varmuuskopiointiohjelman, joka kopioi vain muuttuneet tiedostot. Kaikkein helpoin tapa on tehdä sopimus online-varmuuskopiointia tarjoavan yrityksen kanssa. Muutamalla kympillä saat tiedostosi verkon yli muualle turvaan ja palvelu vielä ilmoittaa kopioinnin onnistumisesta erikseen sähköpostiviestillä. Viime aikoina tarjolle on tullut myös ilmaisia tallennuspalveluja, mutta niiden luotettavuudessa ja tietojen salassa pysymisessä voi ilmetä ongelmia.

Käännöstyötä varten kääntäjä tarvitsee ensinnäkin toimisto-ohjelmistopaketin, jotta hän ylipäänsä voi vastaanottaa toimeksiantoja asiakkailta. Valtaosa asiakkaista käyttää Microsoft Officea, joten kääntäjälle se on välttämätön hankinta. Saatavilla on myös erilaisia ilmaisia toimisto-ohjelmistopaketteja (OpenOffice, Google Docs, IBM Lotus Symphony), jotka osaavat avata Microsoft Office -tiedostoja ja tallentaa ne samassa muodossa. Niihin ei kuitenkaan kannata uhrata aikaa, sillä ne eivät ole 100-prosenttisesti Microsoft Office -yhteensopivia eivätkä monet kääntäjän tarvitsemat työkaluohjelmat tue niitä. Toimisto-ohjelmistot ovat myös niin täynnä erilaisia toimintoja, että kannattaa mieluimmin olla asiantuntija yhdessä kuin näpertelijä monessa.

Kääntäjä tarvitsee toimisto-ohjelmistopaketin lisäksi myös kääntämistä helpottavia työkaluohjelmia. Näistä tärkeimpiä ovat ns. käännösmuistiohjelmat. Niillä tarkoitetaan ohjelmia, jotka segmentoivat käännettävän tekstin lauseisiin ja tallentavat lähdetekstin ja käännöksen erilliseen muistitiedostoon. Näitä vastineita kääntäjä voi sitten hyödyntää myöhemmissä käännöksissä. Käännösmuistista on hyötyä myös terminologialähteenä, sillä sieltä on helppo etsiä aiemmissa käännöksissä esiintyneiden termien käännöksiä. Käännösmuistiohjelmista tärkeimpiä ovat SDL Trados, MemoQ, Déjà Vu ja WordFast. Aiemmin yhteistyö ulkomaalaisten tai suurempien kotimaisten käännösyritysten kanssa edellytti Tradosin hankkimista, mutta nyt tilanne on muuttumassa.

Käännösmuistiohjelmissa voit käsitellä suoraan toimisto-ohjelmien (Word, Excel, PowerPoint) tiedostomuotoja. Sen sijaan erikoisemmat tiedostomuodot voivat tuottaa ongelmia. PDF-tiedostojen kääntämistä varten käännösmuistiohjelmiin on tehty jonkinlaisia, yleensä heikohkoja viritelmiä. PDF-tiedosto kannattakin ensin muuntaa Word- tai RTF-muotoon, jotta sen voi kääntää helposti. Tähän tarkoitukseen on käytettävissä erilaisia PDF-muunto-ohjelmia. Taitto-ohjelmat ovat sitten aivan oma lukunsa. Jos saat käännettäväksesi FrameMakerilla, InDesignilla tai Quarkilla tehtyjä julkaisuja, varaudu ongelmiin. Tiedostojen siirtäminen käännösmuistiohjelmaan ei onnistu, ellet saa apua kyseisen ohjelman käyttäjältä. Sama pätee moniin erikoisempiin tiedostomuotoihin.

Olet ehkä kuullut puhuttavan konekäännösohjelmista. Niiden mahdollisuuksista on haaveiltu vuosikymmeniä, mutta ne ovat yhä vain haaveita. Suomen ja englannin välillä on ollut joitakin kehitelmiä, mutta kaikki yritykset ovat päättyneet toistaiseksi epäonnistumiseen. Google-kääntäjä on näistä viimeisin tulokas. Kaikille niille on yhteistä se, että vaikka konekäännökset ovat usein ymmärrettäviä, niiden muokkaaminen julkaisukelpoisiksi vaatii enemmän vaivaa kuin kääntäminen omin avuin. Konekäännösten käyttäminen omien käännösten pohjana on myös laadun kannalta vaarallista, sillä toisinaan ehdotukset ovat kieliopillisesti virheettömiä, mutta asiallisesti virheellisiä tai tyylillisesti kontekstiin sopimattomia. Konekääntäminen on kuitenkin jossain vaiheessa tulevaisuutta. Jo nyt maailmalla puhutaan uusista kieliammattilaisista, joiden tehtävänä on jälkieditointi (post-editing) eli konekäännösohjelman tuottaman raakaversion muokkaaminen julkaisukuntoon. Yleisin näkemäni arvio työskentelynopeudesta joidenkin suurten eurooppalaisten kielten välillä on, että jos kääntäjä kääntää 3 000 sanaa päivässä, niin hän jälkieditoi 6 000 sanaa päivässä.

Sanastojen hallintaan on myös kehitetty erilaisia ohjelmia. Aiemmin joillain käännöstoimistoilla oli omia termikantoja, joihin he tallensivat hyväksi havaitsemansa käännökset. Käännösmuistien myötä termiohjelmien ja -kantojen tarve on hävinnyt ja niiden päivittäminen on muuttunut taloudellisesti kannattamattomaksi. Uudet termikäännökset löytyvät nopeimmin suoraan netistä hakemalla.

Lisätietoja hyödyllisistä työkaluista löydät www.käännöstoimisto.fi-sivustosta. Tämän sivuston sisältöä kannattaa tarkkailla myöhemminkin, sillä sen työkalu- ja resurssiluetteloita täydennetään jatkuvasti.

Hyvän käännöksen tunnistaa siitä, että käännöstä voi lukea yhtä sujuvasti kuin alunperin kohdekielellä kirjoitettua tekstiä. Optimaaliseen tulokseen päästään, kun kääntäjä ymmärtää lähdekieltä ja käsiteltävää asiaa niin hyvin, että hän pystyy lähes saman tien kirjoittamaan alkutekstin sisällön sujuvalle kohdekielelle.

Hyvän käännöksen on oltava ”hyvää” kieltä. Siinä ei saa esiintyä kirjoitusvirheitä eikä kielioppivirheitä, eikä tekstissä saa olla epäselvästi ilmaistuja virkkeitä. Hyvä käännös on aina tasoltaan yhtä hyvä tai parempi kuin lähdekielinen versio. Hyvä kääntäjä on yleensä myös hyvä kielenhuoltaja.

Teoriassa kääntäjän pitäisi kääntää vain omalle äidinkielelleen, mutta käytännössä tämä ei aina ole mahdollista. Suomi on pieni kieli, ja monesti käytettävissä ei ole vieraskielistä kääntäjää, joka osaisi suomea riittävän hyvin. Esimerkiksi syntyperäisiä englantilaisia kielenkääntäjiä (”natiiveja”) on Suomessa vain kourallinen, mutta käännettävää materiaalia monin verroin enemmän. Lisäksi Suomessa pitkään asuneet natiivitkaan eivät aina ymmärrä kaikkia kirjoitetun suomen kielen nyansseja – puhumattakaan teksteistä, joiden kieliasussa on toivomisen varaa. Tämän vuoksi suomalaisen kääntäjän on usein käännettävä vieraalle kielelle, mutta teksti on tietysti aina syytä tarkistuttaa natiivilla.

Laadun parantamiseen on kehitetty erilaisia tarkistusohjelmia, jotka tarkistavat tekstissä käytettyä terminologiaa, siinä esiintyviä lukuja ja välimerkkejä. Näillä ohjelmilla voidaan poistaa satunnaisia huolimattomuusvirheitä, mutta parhaimmillaankin niistä saatu hyöty jää marginaaliseksi, sillä ne eivät osaa korjata kömpelöitä lauserakenteita, kielioppivirheitä ja suoranaisia käännösvirheitä.

Hyvät kääntäjät tekevät hyviä käännöksiä, ja huonot kääntäjät tekevät huonoja käännöksiä. Käännöksen laatua ei voi säädellä. Kääntäjä ei voi päättää, että hän tekee jonkin tietyn työn nopeasti ja normaalia huonommin, koska työstä maksetaan heikosti. Hyvä kääntäjä tekee aina riittävän hyviä käännöksiä, koska hyvän käännöksen tekeminen on helpointa.

Valitettavasti asiakkaat eivät aina pysty arvioimaan käännöksen laatua. Usein he eivät edes usko, että käytetyn kielen laadulla on paljon merkitystä. Tekstin loppukäyttäjät eivät myöskään valita tekstin laadusta. Yleensä he syyttävät itseään, jos eivät jotakin asiaa ymmärrä.

Huonostakin kääntäjästä voi tulla hyvä, jos hän pääsee töihin yritykseen, jossa tekstit tarkistetaan ja virheistä huomautetaan. Itseään kouluttamalla voi myös päästä pitkälle. Kannattaa osallistua kielenhuoltokursseille tai lukea alan oppikirjoja. Huonossa käännöksessä esiintyvät virheet ovat hämmästyttävän kaavamaisia ja ennustettavia.

Auktorisoitu kääntäjä, virallinen kääntäjä, valantehnyt kääntäjä (tai valantehnyt kielenkääntäjä). Tällä käsitteellä on vuosien mittaan ollut monta nimeä, mutta sisältö on aina pysynyt samana. Auktorisoitu kääntäjä tekee virallisia käännöksiä virallisista asiakirjoista lähinnä viranomaiskäyttöön. Kääntäjä vahvistaa käännöksen nimikirjoituksellaan ja leimalla, jota ei välttämättä tarvita, mutta joka käytännössä kaikilla auktorisoiduilla kääntäjillä on.

Auktorisoinnista ei ole kääntäjälle taloudellisessa mielessä paljon hyötyä, sillä virallisten käännösten pyynnöt ovat satunnaisia ja edustavat hyvin erilaisia elämänaloja. Tottumattomalta kääntäjältä auktorisoidun käännöksen tekemiseen menee myös paljon aikaa. Vuosien myötä asiat ja termit tulevat tietysti tutuiksi, mutta kestää pitkään, ennen kuin auktorisoinnista aiheutuneet kustannukset saa töiden muodossa takaisin.

Virallisten käännösten tekemisessä kustannuksia lisää myös kommunikointi asiakkaan (yleensä yksityishenkilön) kanssa. Asiakas kilpailuttaa useita toimittajia, tulee henkilökohtaisesti käymään, jotta alkuperäisasiakirjan oikeellisuus voidaan tarkistaa, ja maksaa usein käteisellä. Tämä kasvattaa hallintokuluja suhteessa käännöstyöstä saatuun palkkioon.

Yksityishenkilöt tarvitsevat virallisia käännöksiä yleensä seuraavanlaisisista asiakirjoista: koulutodistukset, sotilaspassi, vuokrasopimus, avioeropäätös, avioerohakemus, avioehtosopimus, vihkimistodistus, kuolintodistus, perunkirja, virkatodistus, testamentti, oleskelulupa, turvapaikkahakemus, isyystodistus, syntymätodistus, tiliote, lääkärin lausunto, haastehakemus, valtakirja, käräjäoikeuden päätös, palkkatodistus, palkkalaskelma, suositus, työtodistus, palvelutodistus, ansioluettelo, työsopimus…

Myös yritykset tarvitsevat toisinaan virallisia käännöksiä esimerkiksi oikeuden päätöksistä sekä kaupparekisteriotteista ja yhtiöjärjestyksistä. Nämä ovat ehkä kaikkein vaativimpia auktorisoidun kääntäjän eteen tulevia tehtäviä, sillä ne edellyttävät perusteellista yritysjuridiikan ymmärtämistä ja käsitteiden tuntemusta kahdella kielellä.

Ylivoimaisesti suurin osa virallisista käännöksistä tehdään suomesta englanniksi. Muilla kieliyhdistelmillä kysyntä on niin vähäistä, että monet kielenkääntäjät ehkä pitävät auktorisointia ajanhukkana. Sitä se ei kuitenkaan ole, sillä auktorisointi on myös jonkinasteinen osoitus kääntäjän taidoista. Auktorisoidun kääntäjän tutkinnossa on osoitettava perusteellista kielen ja kulttuurin tuntemusta. Hyvätkään kääntäjät, joilla ei ole riittävästi kokemusta koetilanteessa eteen tulevan tekstin aiheesta, eivät kokeesta yleensä ensimmäisellä yrittämällä selviä. Auktorisoidun kääntäjän nimike antaa siis kääntäjälle hyvän pohjan markkinoida palvelujaan asiakkaille.

Uutena kääntäjänä kannattaa mainostaa mahdollisimman monessa paikassa, kuten Internetin lukuisissa kääntäjähakemistoissa. Suosituimpia kansainvälisiä hakemistoja ovat ProZ.com, TranslatorsCafé ja GoTranslators. Älä kuitenkaan odota paljoa niissä julkaistavista työtarjouksista, sillä suomen kielellä tarjouksia on hyvin vähän ja kuhunkin tarjoukseen tulee lukuisia vastauksia. Varo myös myymästä itseäsi alihintaan, vaikka työtarjoukset ovatkin usein huutokauppamaisia (alhaisin hinta voittaa). Suomalaisia kääntäjähakemistoja ovat Suomen kääntäjien ja tulkkien liiton (SKTL) hakupalvelu ja Notaatio Oy:n ylläpitämä Translator Database.

Kansainväliset kääntäjähakemistot houkuttelevat puoleensa ulkomaisia käännöstoimistoja, jotka etsivät uusia kääntäjiä. Toisinaan hakemistoissa saattaa mainostaa jokin suorakin asiakas, mutta se on harvinaista. Suomalaiset käännöstoimistot eivät sen sijaan näihin hakemistoihin työtarjouksia laita, mutta saattavat kuitenkin etsiä niistä kääntäjiä, mikä on hyvä syy rekisteröidä niihin tietonsa.

Jos kääntäjähakemistossa tekee työtarjouksen jokin suuri ja tunnettu käännöstoimisto, voit yleensä olla kohtalaisen varma siitä, että myös saat sovitun maksun työstä. Suurien käännöstoimistojen maksuaika on tosin 3–5 kuukautta laskun lähettämisestä, joten saatat joutua odottamaan saamistasi pitkään.

Varo kääntäjähakemistoissa ilmoittavia pienempiä toimistoja. Alalla liikkuu paljon epämääräisiä yrittäjiä, jotka toimivat vuoden tai kaksi, jättävät freelancereiden laskut maksamatta, lopettavat toimintansa ja jatkavat sitä sitten toisella nimellä. Internet on täynnä pettyneiden freelancereiden kirjoituksia epäluotettavista toimeksiantajista. Tässä on yksi hyvä artikkeli aiheesta: Crisis in the translation industry.

Freelancerin mahdollisuus periä saataviaan ulkomailta on käytännössä olematon. Kääntäjien keskustelupalstoilla aina jotkut kehottavat pyytämään maksua etukäteen, jos asiakasyritys on tuntematon, mutta itse en ole yli 30-vuotisen kääntäjänurani aikana koskaan sellaista asiakasta tavannut, joka siihen suostuisi. Suomalaisiin asiakkaisiin, niin suoriin asiakkaisiin kuin käännöstoimistoihinkin, voi sen sijaan luottaa, sillä ne maksavat laskunsa lähes 100-prosenttisesti.

Kääntäjähakemistoissa on yleensä myös erilaista alaa palvelevaa tietoutta käännöstyökaluista, sanastoista, hinnoista ja alan käytännöistä. Niissä on myös kääntäjille tarkoitettuja keskustelupalstoja, joista saa hyvän kuvan käännösalan tilasta. Parhaimman hyödyn saat kuitenkin rekisteröimällä tietosi hakemistoihin, päivittämällä niitä muutaman vuoden välein ja odottamalla sitten yhteydenottoa sinusta kiinnostuneilta asiakkailta.

Ei kääntämällä rikkaaksi tulla. Kymmenen vuotta sitten freelance-kääntäjälle maksettiin keskimäärin 12 senttiä englantilaiselta sanalta. Tällä hetkellä sanahinta on noin 10 senttiä. Onpa sellaisiakin käännöstoimistoja, jotka maksavat vain 8 senttiä sanalta. Mikään ei ole kuitenkaan olennaisesti muuttunut näiden vuosien aikana. Käytössä ovat samat työkalut kuin ennenkin.

Työsuhteessa olevat kääntäjät pärjäävät freelancereita hieman paremmin. Tosin kääntäjän paikkoja on tarjolla aina vain vähemmän. Aiemmin kääntäjiä työllistäneissä yksityisissä yrityksissä ja julkisissa organisaatioissa ei enää palkata omia kääntäjiä, sillä samat palvelut voi ostaa halvemmalla talon ulkopuolelta. Myös suuret käännöstoimistot leikkaavat kustannuksia irtisanomalla omia kääntäjiä ja siirtyvät käyttämään freelancereita.

Päätoimiselta kääntäjältä edellytetään hyvää lähde- ja kohdekielen tuntemusta, perehtymistä johonkin erikoisalaan, loputonta kärsivällisyyttä ja kiinnostusta uusiin asioihin. Tämä ei kuitenkaan riitä. Kääntäjän on myös oltava riittävän nopea, sillä asiakkaat haluavat käännöksen entistä nopeammin eikä hidas kääntäjä ansaitse riittävästi. Jos et pysty kääntämään vähintään 10 sivua päivässä, voit unohtaa kääntäjän haaveet.

Aiemmin freelance-kääntäjät toimivat usein sivutoimisesti esimerkiksi opettajan tai tulkin ammatin ohella. Sivutoimisuus on kuitenkin vähentynyt, sillä vain päätoimiset kääntäjät voivat saavuttaa riittävän tehokkuuden, jotta kääntämisestä olisi muuhunkin kuin pelkäksi ajanvietteeksi.

Jos teet töitä käännöstoimistolle, muista, että työn saa useimmiten se, joka pystyy tekemään työnsä nopeimmin. Loppuasiakkaalta tulee usein odottamattomia täydennyksiä, jotka on saatava saman kääntäjän tehtäväksi. Jos kääntäjä ei pysty joustamaan ja tekemään enemmän kuin mihin hän on alunperin sitoutunut, hänelle ei ehkä enää toiste tarjota töitä. Käännöstoimistossa työskentelevä käännöskoordinaattori on yleensä melko kiireinen ja ajoittain jopa stressaantunut. On vain inhimillistä, että hän haluaa helpottaa omaa työtään ja antaa toimeksiannot mieluimmin samoille, nopeiksi ja luotettaviksi tietämilleen kääntäjille.

Jos käännät jotain harvinaista kieltä, tulosi voivat olla vieläkin tiukemmassa. Nykyään harvinaisiksi kieliksi voidaan jo lukea kaikki muut paitsi englanti ja ruotsi. Harvinaisen kielen kääntäjän kannattaakin erikoistua EU-kääntäjäksi. Tosin EU:ssakin on pyritty vähentämään kääntäjien määrää kääntämällä tekstit ensin englanniksi, ranskaksi, saksaksi, italiaksi, puolaksi ja espanjaksi, minkä jälkeen pienten kielten käännökset tehdään joistakin näistä ’välikielistä’. Tulevaisuudessa tullaan varmasti myös käyttämään tarveharkintaa käännösten määrän rajoittamiseksi.

Alalle haluavan kääntäjän kannattaakin laskea tarkkaan, onko uravalinta taloudellisesti kannattava. Alan jatkuvasti heikkenevät palkkiot voivat helposti johtaa oravanpyörään, jossa työkuorma kasvaa ja sosiaalinen elämä kärsii.

Käännösala on muuttunut suuresti viime vuosikymmeninä. Voimakkaita trendejä ovat olleet kääntäjien ulkoistaminen, hintojen lasku, käännösmäärien lisääntyminen ja käännösprosessin automatisointi.

Kääntäjien ulkoistaminen on erityisesti 2000-luvulla näkynyt niin julkisessa hallinnossa ja suurissa yrityksissä kuin käännöstoimistoissa. Kun virastot ja yritykset ulkoistavat kääntäjiään, ne siirtyvät käyttämään yleensä suurehkoja käännöstoimistoja. Kun käännöstoimistot ulkoistavat kääntäjiään, ne siirtyvät käyttämään kotona työskenteleviä freelancereita. Koska kääntäjien työmäärä saattaa vaihdella, ulkoistaminen on monesti tehokkain tapa saavuttaa kustannussäästöjä. Usein kustannussäästöt kuitenkin kostautuvat laadun heikkenemisenä.

Reaalihinnat ovat laskeneet käännösalalla tasaisesti jo kolmekymmentä vuotta. Tämä kehitys alkoi heti PC-tietokoneiden käyttöönoton jälkeen. Pääsyynä on tietenkin ollut yleinen tietotekniikan ja erityisesti käännösteknologian kehitys. Työt toimitetaan nykyään sähköpostitse, tekstin voi kirjoittaa suoraan tiedostoon vanhan päälle ja käytössä on erilaisia työtä helpottavia käännösmuistiohjelmia ja sanastoja. Kääntäjän työtä helpottaa myös tiedonsaannin parantuminen. Internetin myötä useimmat käännösongelmat, joiden selvittämiseen aiemmin kului paljon aikaa, saadaan nyt ratkaistua muutamalla Google-haulla.

Eri tilastojen mukaan käännettävän tekstin määrä kasvaa jatkuvasti. Tämä ei kuitenkaan tarkoita sitä, että kääntäjillä olisi enemmän töitä. Esimerkiksi tekniset kirjoittajat käyttävät nykyään erilaisia ohjelmallisia apuvälineitä, joilla voidaan hyödyntää mahdollisimman tarkasti muihin käyttöohjeisiin aiemmin kirjoitettu teksti. Käännösmuistin läpi ajettuna uudesta käyttöoppaasta, jossa on kymmeniä tuhansia sanoja, voi jäädä jäljelle käännettävää vain muutama sata tai tuhat sanaa. Aiemman tekstin uusiokäyttö tarkoittaa sitä, että kääntäjillä voi olla entistä enemmän toimeksiantoja, mutta niiden keskimääräinen koko pienenee.

Suurissa käännöstoimistoissa käännösprosessin automatisointi on myös keskeinen trendi. Kun suuret käännöstoimistot alkoivat irtisanoa omia kääntäjiään kustannussäästöjen nimissä, ne pian huomasivat, että säästöt kuluivatkin aikaa vievään töiden koordinointiin. Nyt markkinoilla on monia erilaisia töidenhallintajärjestelmiä, jotka automatisoivat kääntäjien valintaa ja työssä tarvittavan materiaalin ohjaamista heille. Liikevaihdoltaan suurissa käännöstoimistoissa voikin nykyään olla itse asiassa hyvin vähän henkilökuntaa.

Kaikki nämä trendit tulevat jatkumaan aina siihen asti, kun vuorossa on seuraava suuri hyppäys eli siirtyminen konekääntämiseen. Joidenkin kieliyhdistelmien välillä tämä on jo arkipäivää, ja alalle on syntynyt uusi ammattikunta: posteditorit eli konekäännösohjelman tuottaman tekstin tarkistajat. Suomen kielen kääntämiseen konekääntämisellä ei ole vielä ollut paljonkaan vaikutusta. Joitakin yritelmiä on ollut, mutta toistaiseksi tulokset ovat olleet heikkoja. Tulevaisuudessa kääntäjän työn luonne tulee kuitenkin muuttumaan ja kääntäjien tarve laskemaan.

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR) tuli voimaan 27.4.2016, ja sen soveltaminen alkoi 25.5.2018. Tietosuoja-asetusta sovelletaan henkilötietojen käsittelyyn sellaisenaan, mutta sitä voidaan täydentää kansallisella lainsäädännöllä. Suomessa tietosuoja-asetusta täydentävän uuden tietosuojalain on määrä tulla voimaan syksyllä 2018.

Alla on käsitelty lyhyesti joitakin yleisen tietosuoja-asetuksen keskeisiä kohtia:

Mitä henkilötiedoilla tarkoitetaan?

Henkilötiedoilla on asetuksessa hyvin laaja määritelmä. Henkilötietoja ovat kaikki tiedot, jotka mahdollistavat luonnollisen henkilön (kuten työntekijän tai henkilöasiakkaan) tunnistamisen esimerkiksi ”nimen, henkilötunnuksen, sijaintitiedon, verkkotunnistetietojen taikka yhden tai useamman hänelle tunnusomaisen fyysisen, fysiologisen, geneettisen, psyykkisen, taloudellisen, kulttuurillisen tai sosiaalisen tekijän perusteella”.

·       Käännöstoimistossa asetus koskee kaikkia ”verokortilla” töitä tekeviä henkilöitä, mutta ei toiminimen kautta työskenteleviä freelancereita.

Miten käsittely ja rekisteri määritellään?

Asetusta sovelletaan henkilötietojen automaattiseen ja manuaaliseen käsittelyyn, ”jos henkilötiedot sisältyvät tai ne on tarkoitus sisällyttää rekisteriin”. Käsittelyä on esimerkiksi tietojen kerääminen, tallentaminen, muokkaaminen, luovuttaminen, tuhoaminen tai passiivinen säilyttäminen. Rekisteri puolestaan on mikä tahansa jäsennelty henkilötietoja sisältävä tietojoukko, josta tiedot ovat saatavissa tietyin perustein (esim. asiakas-, työntekijä- tai markkinointirekisteri).

·       Käännöstoimistossa rekisteriä voidaan pitää esimerkiksi työntekijöistä ja henkilöasiakkaista. Käännöstoimistot eivät yleensä markkinoi yksityishenkilöille eivätkä tallenna heidän tietojaan muunlaisiin rekistereihin.

Mihin tarkoitukseen henkilötietoja käsitellään?

Henkilötietoja käsiteltäessä on aina määritettävä, mitä tarkoitusta varten niitä kerätään ja käsitellään. Henkilötietoja ei saa käsitellä muuten kuin säädettyjä tarkoituksia varten.

·       Käännöstoimistossa työntekijöistä pidetään rekisteriä palkkojen maksamiseksi ja henkilöasiakkaista liiketoiminnan mahdollistamiseksi.

Keitä ovat rekisterinpitäjä (controller) ja henkilötietojen käsittelijä (processor)?

Rekisterinpitäjä määrittää, mihin tarkoitukseen henkilötietoja kerätään ja mitä keinoja siinä käytetään. Henkilötietojen käsittelijä huolehtii henkilötietojen käsittelystä rekisterinpitäjän puolesta.

·       Käännöstoimisto voi toimia rekisterinpitäjänä suhteessa työntekijöihinsä ja henkilöasiakkaisiinsa, mutta ennen kaikkea käännöstoimisto on taho, joka käsittelee henkilötietoja asiakkaiden puolesta.

Mitä tarkoitetaan tietojen minimoinnilla?

”Henkilötietojen on oltava asianmukaisia ja olennaisia ja rajoitettuja siihen, mikä on tarpeellista suhteessa niihin tarkoituksiin, joita varten niitä käsitellään.”

·       Käännöstoimistossa asiakkaiden tietojen minimointi tarkoittaa sitä, että henkilöasiakkaista kerätään yleensä vain pelkkä nimi ja yhteystiedot.

Säilytyksen rajoittaminen

Henkilötietoja on ”säilytettävä muodossa, josta rekisteröity on tunnistettavissa ainoastaan niin kauan kuin on tarpeen tietojenkäsittelyn tarkoitusten toteuttamista varten”. Lakisääteiset tietojen säilytysajat on kuitenkin otettava huomioon.

·       Työntekijöiden tietoja on säilytettävä 10 vuoden ajan siltä varalta, että työntekijä pyytää työtodistusta. Sama 10 vuoden säilytysaika soveltunee myös henkilöasiakkaisiin, sillä asiakas voi pyytää kopiota aikaisemmin tilaamastaan käännöksestä tai tilata aiempiin käännöksiin liittyviä uusia käännöksiä.

Lopuksi

Se, miten asetusta sovelletaan käytäntöön, ei ole vielä selvillä. Valvontaviranomainen (Suomessa tietosuojavaltuutettu) viime kädessä päättää, miten asetusta sovelletaan.

Tärkein avoin kysymys liittyy käännösmuisteihin, joiden osalta käännöstoimisto on rekisterinpitäjä. Toivottavasti asetusta tullaan tulkitsemaan siten, että käännösmuistin yksittäiset segmentit eivät muodosta rekisteriä, sillä henkilötietojen perkaaminen käännösmuisteista on mahdoton tehtävä.